Gestion d'une bibliothèque

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Le rapport d'activité

Pour toutes les bibliothèques le rapport d’activité est une aide précieuse. C’est un outil pratique qui réunit dans un même document l’ensemble des activités de la bibliothèque sur une année.

 

Objectifs :

  • C’est un outil de communication et d’analyse : 

Pour les élus et les usagers , il permet de rendre compte du fonctionnement de la bibliothèque et de l’utilisation du budget.

Pour l’équipe, il donne une vision globale de l’activité et valorise le travail effectué. 

Pour la Bibliothèque du Calvados, il permet de développer les offres de service adaptées à vos besoins. 

  • C’est un outil de prospective :

Il contribue à définir les actions à développer à la bibliothèque.

 

Son contenu :

 

Une présentation succincte de la bibliothèque :

  • Nombre d’heures d’ouverture au public sur l’année
  • Nombre d’inscrits
  • Nombre de documents
  • Nombre de prêts
  • Nombre de personnes dans l’équipe, statut et fonction de chacune
  • Nombre d’heures de travail interne

Un bilan des activités :

  • Données précises sur les lecteurs (tranches d’âges, sexe, origine géographique…), les prêts et les documents de la bibliothèque
  • Description des activités proposées par la bibliothèque (accueil de classes, groupes, participation à la vie de la commune…)
  • Formations auxquelles ont participé les membres de l’équipe

Le bilan financier :

  • Budget global ou subvention
  • Détail des recettes et des dépenses
  • Prévisions budgétaires pour l’année suivante

Les projets :

  • Les bilans et leurs analyses doivent amener l’équipe à se projeter et être force de proposition auprès des élus.
 

Quelques conseils :

  • Aidez-vous de l'enquête statistique annuelle du Ministère de la Culture et de la Communication
  • Pensez à collecter les informations tout au long de l’année
  • Comparez les chiffres avec ceux de l'année précédente ou bien confrontez-les aux moyennes départementales ou nationales.Les chiffres ne sont utiles que s’ils sont explicités et analysés avec une présentation attrayante. 
  • N’hésitez pas à ajouter d’autres informations et joindre des documents (articles de presse, photographies d’animations…)
  • Prenez un rendez-vous avec votre élu pour lui remettre le rapport en le commentant
 

* Source de l'illustration : CCO Negativespace

 

 

Article publié le 17 novembre 2016 par Bibliothèque du Calvados

A retenir

Le rapport d’activité se prépare dès le début de l’année avec la mise en place d’indicateurs chiffrés permettant de récolter les statistiques annuelles en fin d’année.